Exporter mes données

Pourquoi exporter ses données ?

Plusieurs raisons :

• Parce que c’est votre droit (RGPD) — vous pouvez demander à tout moment une copie de toutes les données que Sens Ai détient à votre sujet.
• Pour analyser vos conversations dans votre outil préféré (un tableur, un tableau de bord interne, un script).
• Pour migrer vers une autre solution si un jour vous le souhaitez.
• Par précaution — avoir une sauvegarde chez soi, c’est rassurant.

Bref, vos données, ce sont vos données. On vous les rend quand vous voulez — à une réserve près, importante : les conversations sont supprimées automatiquement 90 jours après le dernier échange, donc l’export doit avoir lieu avant. Voir Combien de temps vos conversations sont conservées.

Comment ça marche

Un clic, et Sens Ai télécharge aussitôt un fichier JSON qui contient vos données. Pas de préparation, pas d’e-mail à attendre.

Le contenu de l’export :

• Votre profil (nom, e-mail, offre).
• Vos agents et leurs réglages : nom, langues, prompt système, comportement, transfert vers un humain, réglages du widget (dont les origines autorisées).
• Vos sources : la liste des pages et des fichiers indexés, avec leur statut.
• Votre FAQ.
• Vos conversations, avec tous leurs messages.
• Vos contacts (nom, e-mail, téléphone recueillis) et les fils de conversation qui les regroupent.
• Votre prise de rendez-vous : comptes d’agenda connectés, réglages, types de rendez-vous et rendez-vous pris.
• Vos envois de messages (WhatsApp, SMS) : des compteurs agrégés uniquement, sans numéro de téléphone.

Ce que l’export ne contient pas : les conversations menées depuis la page Test de vos agents, les notes internes de la boîte de réception, les fichiers eux-mêmes (documents téléversés comme sources, pièces jointes des conversations) et vos factures. Les factures se téléchargent depuis le portail de facturation : voir Facturation et factures.

Lancer un export

1. Cliquez sur votre avatar → Mon compte.
2. Ouvrez l’onglet Données.
3. Cliquez sur Exporter en JSON.

Le fichier (sensai-export-….json) se télécharge immédiatement et le message « Export téléchargé » s’affiche. Vous pouvez lancer jusqu’à 5 exports par heure.

Seul le propriétaire de l’organisation peut exporter les données. Les autres membres voient Mon compte en lecture seule.

Une seule conversation en CSV

Pour une conversation précise, pas besoin d’exporter tout le compte : dans la Boîte de réception, ouvrez la conversation, cliquez sur le menu « … » (Actions de conversation) puis sur Exporter en CSV. Le fichier, qui s’ouvre dans Excel, contient les messages (rôle, source, message, date), sans les notes internes.

Bientôt disponible. Vous pourrez obtenir un export complet du compte en ZIP, avec toutes vos conversations en CSV et vos factures en PDF.

Que faire du fichier JSON

Le JSON est un format texte ouvert et structuré : il s’ouvre avec n’importe quel éditeur de texte, et la plupart des tableurs, outils d’analyse et langages de programmation savent l’importer.

Fréquence conseillée

Aucune obligation, mais quelques habitudes saines :

• Au moins tous les 60 jours — pour garder une marge avant l’échéance de 90 jours.
• Avant une migration ou un gros changement — pour avoir un point de repère.
• Avant de partir en vacances si vous êtes seul aux manettes — au cas où.

Questions fréquentes

Est-ce que l’export est chiffré ? Le téléchargement se fait en HTTPS (donc chiffré pendant le transit). Le fichier JSON lui-même n’est pas chiffré — une fois sur votre disque, à vous de le protéger si besoin.

L’export échoue. Que faire ? Au-delà de 5 exports dans l’heure, Sens Ai refuse la demande (« Trop de requêtes, réessayez plus tard ») : patientez un peu. Si le message indique que le service d’export est temporairement indisponible, réessayez dans quelques minutes.

Si le message indique que votre compte contient trop de données pour un téléchargement direct, aucun fichier n’est créé : écrivez-nous à info@sens-ai.biz, nous vous enverrons l’export complet.

Et mes données utilisateurs (mes clients) ? Les conversations contiennent les messages de vos visiteurs, avec leur adresse e-mail (s’ils en ont fourni une) et les informations qu’ils ont données à l’agent. C’est à vous de traiter ces données conformément au RGPD : ne pas les conserver plus que nécessaire, les sécuriser, permettre à vos clients de les faire supprimer s’ils le demandent.

Je veux supprimer complètement mon compte aussi. C’est une autre démarche. Voir : Supprimer mon compte.

Puis-je automatiser les exports (par API) ?

Bientôt disponible. Vous pourrez automatiser vos exports par API.

Contactez-nous si c’est un besoin urgent.

Exportez avant l’échéance de 90 jours

C’est le point à connaître avant tout le reste : vos conversations ne sont pas conservées indéfiniment. Une conversation et ses messages sont supprimés automatiquement 90 jours après le dernier échange, et la suppression est irréversible — l’export ne peut plus rien récupérer après coup.

Si vous voulez garder une trace de vos conversations au-delà de trois mois, il faut donc exporter avant : au moins tous les 60 jours, pour garder une marge. Le téléchargement direct va jusqu’à 10 000 messages. Au-delà, il est refusé, jamais un fichier incomplet : écrivez-nous à info@sens-ai.biz, nous vous enverrons l’export complet. Un compte aux messages très volumineux (de longs e-mails, par exemple) peut être refusé en dessous de ce seuil, de la même façon.

Le détail de cette échéance : Combien de temps vos conversations sont conservées.

Délai de conservation des sauvegardes

Autre durée, à ne pas confondre avec la précédente : même si vous supprimez un agent ou votre compte depuis Sens Ai, les fichiers de sauvegarde chiffrés sur notre infrastructure sont conservés 30 jours maximum. Au-delà, ils sont effacés de manière irréversible. C’est une fenêtre technique de reprise après incident, pas un moyen de récupérer des données — raison de plus pour exporter avant toute suppression massive.

Étape suivante

• Combien de temps vos conversations sont conservées — l’échéance à ne pas manquer.
• Supprimer mon compte — pour fermer complètement votre compte.