Ajouter et gérer vos sources

Les trois façons d’ajouter du contenu

Dans le menu de gauche de votre agent : Configuration Agent › Connaissances, onglet Sources de données. Trois cartes vous y attendent :

1. Ajouter du texte — vous saisissez un titre et un contenu, sans fichier à préparer.
2. Ajouter un site web — une seule page, ou l’analyse de tout votre site (voir plus bas).
3. Téléverser un fichier — PDF, DOCX, TXT ou CSV, 10 Mo maximum par fichier.

Vous pouvez aussi ajouter des sources pendant la création de l’agent, à l’étape Vos informations de l’assistant.

Seul le propriétaire du compte peut ajouter, ré-indexer ou supprimer des sources.

Commençons par la méthode la plus courante.

Indexer une page web

La marche à suivre

1. Cliquez sur Ajouter un site web.
2. Choisissez Une seule page.
3. Collez l’adresse exacte de la page dans Adresse de la page (ex. : https://www.ma-boulangerie.fr/nos-pains).
4. Cliquez sur Ajouter.

Sens Ai récupère le contenu, le nettoie (menus, en-têtes, pieds de page), le découpe en segments de quelques phrases, et les prépare pour la recherche.

Temps typique : 15 à 60 secondes par page.

Bonne pratique : choisir les pages utiles

Pas toutes les pages de votre site sont intéressantes pour l’agent. Les bonnes candidates :

• Page d’accueil — présentation générale.
• À propos / Notre histoire — contexte de votre entreprise.
• Produits / Services / Tarifs.
• FAQ existante si vous en avez une.
• Contact, horaires, adresse.
• CGV, politique de retour, livraison — pour les questions juridiques et pratiques.

À éviter :

• Articles de blog de 2018 — obsolètes, peu utiles.
• Pages de connexion, panier, checkout — pas de contenu informatif.
• Landing pages publicitaires — souvent redondantes avec la page principale.

Téléverser un fichier

Formats acceptés

• PDF (.pdf) — le plus courant. Sens Ai extrait le texte et ignore les images.
• Word (.docx) — les documents Microsoft Office récents.
• Texte brut (.txt) — si vous avez du texte simple.
• CSV (.csv) — pratique pour un catalogue produit structuré.

Les autres formats (HTML, ancien format Word .doc, Excel, PowerPoint, OpenDocument…) sont refusés : enregistrez-les d’abord en PDF, DOCX ou CSV.

Limite : 10 Mo par fichier. Si votre fichier dépasse, découpez-le (les fichiers « catalogue-volume-1.pdf », « catalogue-volume-2.pdf » marchent très bien). Deux fichiers d’un même agent ne peuvent pas porter le même nom.

La marche à suivre

1. Cliquez sur Téléverser un fichier.
2. Dans Fichier, choisissez le fichier sur votre ordinateur.
3. Cliquez sur Téléverser.

L’indexation démarre aussitôt. Temps typique : 30 secondes à 3 minutes selon la taille (les gros PDF mettent plus de temps).

Conseils pour les PDF

• Un PDF bien structuré (avec des titres de sections clairs) donne de meilleures réponses qu’un PDF en deux colonnes ou avec des tableaux complexes.
• Les documents scannés (PDF-image sans OCR) ne marchent pas — Sens Ai ne voit que du texte. Si votre document est un scan, passez-le d’abord dans un outil d’OCR (Adobe Acrobat, les versions récentes d’Aperçu sur macOS, ou un service en ligne).
• Les schémas et images sont ignorés. Si une info importante n’est que dans une image (« voir schéma page 5 »), elle manquera à l’agent.

Conseils pour les CSV

Un CSV idéal pour un catalogue produit :

nom_produit,description,prix,categorie,disponibilite
Pain de campagne,Pain traditionnel au levain naturel,4.50€,pains,oui
Baguette tradition,Baguette artisanale cuite sur place,1.20€,pains,oui
...

Chaque ligne devient une fiche exploitable, accompagnée de la ligne d’en-tête. Nommez clairement vos colonnes — c’est ce que l’agent utilise pour « comprendre » le contenu.

Ajouter du texte

Pour une information courte qui ne figure sur aucune page (horaires d’été, consignes, conditions particulières) :

1. Cliquez sur Ajouter du texte.
2. Donnez un Titre (ex. : « Horaires d’été »).
3. Collez ou rédigez le Contenu.
4. Cliquez sur Ajouter.

Sens Ai l’enregistre comme un fichier texte nommé d’après votre titre (Horaires d'été.txt) : il apparaît dans la liste comme un fichier et compte dans vos fichiers stockés. Pour le modifier, supprimez-le puis ajoutez-le à nouveau. Deux sources ne peuvent pas porter le même titre.

Indexer un site complet

Pour un site de quelques dizaines de pages, Sens Ai trouve les pages pour vous, puis vous laisse choisir lesquelles indexer.

1. Cliquez sur Ajouter un site web, puis choisissez Analyser tout le site.
2. Entrez l’adresse de la page d’accueil (ex. : https://www.ma-boulangerie.fr).
3. Cliquez sur Scanner : Sens Ai liste les pages découvertes.
4. Retirez les pages inutiles avec Retirer. Pour en ajouter une, saisissez son adresse dans le champ « Ajouter une URL manuellement », puis cliquez sur + Ajouter.
5. Cliquez sur Lancer l’indexation (le bouton indique le nombre de pages).

Chaque page devient une source distincte dans la liste, avec son propre statut.

Note : une analyse propose jusqu’à 30 pages, dans la limite des pages restantes de votre plan ; les pages déjà dans vos sources sont écartées, y compris celles dont l’indexation a échoué (relancez-les avec Indexer sur la source). Pour un site plus grand, cliquez à nouveau sur Scanner une fois l’indexation lancée : l’analyse propose alors les pages suivantes, et peut reproposer celles que vous aviez retirées. Lancer l’indexation traite au plus 32 pages à la fois : au-delà, les dernières de la liste (souvent celles ajoutées à la main) ne sont pas ajoutées, et le message qui suit l’indexation le rappelle : ajoutez-les ensuite, à la main ou en cliquant à nouveau sur Scanner. Votre organisation peut lancer jusqu’à 10 analyses (Scanner) et 5 indexations de site (Lancer l’indexation) par heure.

Bientôt disponible. Vous pourrez fixer vous-même le nombre maximum de pages proposées par l’analyse d’un site.

Voir Gérer vos sources et le cycle d’indexation pour ce que l’analyse retient, le suivi, les erreurs et la ré-indexation.

Après indexation

Dans l’onglet Sources de données, sous le titre Sources (avec le nombre de sources web et de fichiers), chaque source affiche :

• Son adresse ou son nom de fichier, et son type (URL ou Fichier).
• Son statut : En attente, En cours, Terminé ou Erreur — le message d’erreur s’affiche alors juste en dessous.
• Le nombre de segments extraits (ex. : « 42 segments »).
• Deux boutons : Indexer (relire la source ; absent tant qu’elle est En cours) et Supprimer.

Bientôt disponible. Un bouton « Voir le contenu » vous montrera le texte que Sens Ai a réellement extrait de chaque source.

Bientôt disponible. Chaque source affichera la date de sa dernière indexation.

Vérifier que ça marche

Posez quelques questions à votre agent depuis la page Test (menu de gauche de l’agent) :

• Une question dont la réponse est sur la page d’accueil.
• Une question dont la réponse est dans une page secondaire.
• Une question dont la réponse est dans un fichier que vous avez téléversé.

Si l’agent s’en sort bien, votre base de connaissances est correctement indexée. Si une question revient vide ou avec « Je ne sais pas », la source correspondante manque ou n’a pas été bien lue.

Étape suivante

Pour renforcer les réponses sur des questions précises : Créer des règles FAQ manuelles.