Boîte vocale intelligente — l'agent qui prend vos messages
Un agent qui répond quand vous n'êtes pas disponible, recueille les informations utiles et transmet le message à votre équipe.
Dernière mise à jour :
À quoi ça sert
L’agent Boîte vocale intelligente remplace le répondeur. Quand vous ne pouvez pas répondre, il accueille la personne, lui demande une à une les informations utiles, puis transmet le message à votre équipe : par e-mail, sur Slack ou vers votre outil via un webhook.
Il ne répond pas sur le fond des demandes et ne promet rien : ni délai, ni prix, ni rendez-vous. Si la personne pose une question, l’agent la note dans son message pour que l’équipe y réponde.
Il prend les messages sur tous vos canaux : votre ligne téléphonique, la voix sur votre site, le chat de votre site, Telegram et l’e-mail. Chaque conversation arrive aussi, comme toujours, dans votre boîte de réception.
Ce qui est réglé à la création
En choisissant le type Boîte vocale intelligente dans l’assistant de création, votre agent démarre avec :
- un message de bienvenue : « Bonjour, vous êtes bien chez {nom de l’agent}. Je prends votre message et je le transmets à l’équipe. » Donnez à l’agent le nom de votre entreprise, ou modifiez ce message ;
- la compétence Collecte d’informations, déjà active, avec cinq informations :
| Information | Obligatoire |
|---|---|
| Nom | oui |
| Téléphone | oui |
| Motif de l’appel | oui |
| Urgence (Urgent / Normal) | non |
| Disponibilités pour être rappelé | non |
- la mise en relation avec un humain désactivée : l’agent prend le message, il ne transfère pas l’appel.
Cet agent n’a pas besoin de base de connaissances : vous pouvez passer l’étape des sources dans l’assistant.
Ce qu’il vous reste à faire
- Ajouter au moins une destination dans la compétence Transmettre un résumé : c’est elle qui envoie le message à votre équipe. Sans destination, rien n’est envoyé : seule la conversation arrive dans votre boîte de réception, sans récapitulatif. Voir Collecte d’informations et Transmettre un résumé.
- Adapter les informations demandées si besoin, dans la compétence Collecte d’informations.
- Brancher vos canaux : par exemple une ligne téléphonique dédiée, appelée directement ou vers laquelle vous renvoyez votre numéro actuel. Voir Renvoyer vos appels vers votre agent.
- Faire un essai : appelez, ou écrivez depuis votre site, Telegram ou par e-mail, comme un client, puis vérifiez le message reçu. Le chat de test du tableau de bord n’envoie jamais de message.
Bon à savoir
- Langue et origine des informations : voir Ce que contient le message.
- Un message par échange : une fois le message transmis, si la personne revient, l’agent prend un nouveau message.